Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Werkorion
E-Mail: info@werkorion.com
Telefon: +41 76 579 94 90

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@werkorion.com.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontaktdaten: Name, WhatsApp-Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse und Anschrift bzw. Einsatzort.
• Nachrichteninhalte: Alle Inhalte, die Sie uns über WhatsApp, unser Website-Formular oder den Chat senden, einschließlich Freitextangaben zu Ihrem Anliegen.
• Bilder und Anhänge: Fotos von Geräten, Schäden, Typenschildern sowie sonstige Dateien, die Sie freiwillig übermitteln.
• Vorgangsdaten: Aus Ihrer Anfrage abgeleitete strukturierte Angaben wie Gerätetyp, Fehlerbild, Dringlichkeit, Wunschtermin und Status des Vorgangs.
• Technische Daten: Zeitstempel, Nachrichten-IDs und Metadaten, die für Zustellung und Zuordnung der Kommunikation erforderlich sind.

3. Zwecke der Verarbeitung

• Entgegennahme, Rückfrage und Strukturierung von Kunden- und Serviceanfragen.
• Weiterleitung des vollständigen Vorgangs an den beauftragten Handwerks- bzw. SHK-Betrieb zur Terminierung und Auftragsabwicklung.
• Kommunikation mit Ihnen über WhatsApp, E-Mail oder Telefon zu Ihrem Anliegen.
• Sicherstellung des technischen Betriebs, Missbrauchsvermeidung sowie Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung eines Vertrags (Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. Ihres Auftrags).
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, wenn Sie uns freiwillig über WhatsApp kontaktieren bzw. Fotos oder besondere Angaben übermitteln. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen an einer effizienten, nachvollziehbaren Auftragsannahme und an der Sicherheit unserer Systeme.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

5. Nutzung der WhatsApp Business Platform (Meta)

Für die Kommunikation über WhatsApp nutzen wir die WhatsApp Business Platform (WhatsApp Cloud API) von Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, werden Ihre Telefonnummer, Nachrichteninhalte und Anhänge über die Systeme von Meta übermittelt und dort im Rahmen der Zustellung verarbeitet.

Meta kann dabei personenbezogene Daten auch in Drittländern, insbesondere in den USA, verarbeiten. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. eines Angemessenheits- beschlusses (EU-US Data Privacy Framework). Für die Verarbeitung durch Meta gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von WhatsApp: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Wir haben keinen Einfluss auf den Umfang der Datenverarbeitung durch Meta. Wenn Sie dies vermeiden möchten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail oder Telefon.

6. Automatisierte Verarbeitung mit n8n

Zur Strukturierung eingehender Anfragen setzen wir die Automatisierungsplattform n8n ein. Eingehende Nachrichten, Anhänge und Kontaktdaten werden dabei automatisiert entgegengenommen, zu einem vollständigen Vorgang zusammengeführt und an den zuständigen Betrieb übergeben. Ergänzend können KI-gestützte Dienste eingesetzt werden, um Rückfragen zu formulieren und Angaben zu kategorisieren.

Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Eingesetzte Dienstleister sind vertraglich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO gebunden. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt; über Angebot und Terminvergabe entscheidet stets der beauftragte Betrieb.

7. Empfänger der Daten

• Der von Ihnen kontaktierte Handwerks- bzw. SHK-Betrieb, der Ihren Auftrag ausführt.
• Meta Platforms Ireland Ltd. als Betreiberin der WhatsApp Business Platform.
• IT-Dienstleister für Hosting, Automatisierung (n8n) und Kommunikation, jeweils als Auftragsverarbeiter.
• Behörden, soweit wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind.

8. Speicherdauer

• Anfragen ohne Auftragsabschluss: Löschung spätestens 6 Monate nach dem letzten Kontakt.
• Vorgangs- und Kommunikationsdaten zu erteilten Aufträgen: Aufbewahrung für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend gemäß gesetzlicher Fristen (in der Regel 6 bzw. 10 Jahre nach § 257 HGB, § 147 AO).
• Bilder und Anhänge: Löschung, sobald sie für die Auftragsabwicklung nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch mit den zugehörigen Vorgangsdaten.
• Auf Verlangen löschen wir Ihre Daten früher, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

9. Ihre Rechte

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@werkorion.com. Wie Sie konkret eine Löschung beantragen, erklären wir auf der Seite Daten löschen.

10. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf Vorgangsdaten ist auf berechtigte Personen beschränkt und wird protokolliert. Wir überprüfen unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.